Papir, jedna od najvećih zagonetki današnjih kancelarija, još ne prepušta svoje mesto računarima.  Umesto da se potrošnja papira smanjuje, dešava se nešto sasvim suprotno. To se obično uzima kao dokaz za tvrdnju kako je teško iskoreniti staro i osloboditi se rasipničkih navika. Određen broj psihologa, međutim, ne slaže se sa ovakvim zaključkom. Papir uporno opstaje, ali za to postoji dobar razlog: kad se radi o obavljanju određene vrste kognitivnih zadataka, manuelni rad ima mnoge prednosti nad radom na računarima. Ljudi osećaju strah kada vide pretrpan sto. To je mentalni preduslov da se fokusiramo na cilj koji je pred nama. Tada su nam sve “lampice” uključene.

Kada se govori o modernizaciji kancelarija i radnog prostora, često se cilja na problem papirologije. Zamislite da nestanu svi registratori, fakture, to – do liste, rokovnici: šta bi nam bilo potrebno u kancelariji? Sto, stolica, električni uređaji uključujući i računar.

Ovom problematikom detaljnije su se bavili Abigail Sellen i Richard Harper. Oni svoju knjigu The Myth of the Paperless Office počinju pričom o ekonomistima Međunarodnog monetarnog fonda: oni mnogo vremena provode ispunjavajući komplikovane ekonomske izveštaje da bi se spremili za prezentaciju ili sastanak, kako bi posle konsultacija sa kolegama izmene beležili na marginama. Međutim, tu nije kraj: izmene i dodaci se vrše na svakom koraku, a papir trpi sve. Sve čuva, trebalo to nama ili ne. Bez papira, ovakav grupni rad bio bi puno teži. Prema autorima, papir ima jedinstven skup kvaliteta koji dopuštaju određene načine korišćenja. U procesu posla, papir je fleksibilan: možemo ga savijati, čitati malo sa početka, malo sa kraja, zapravo, slobodni smo  da radimo sa njim šta poželimo.

Neretko, druge studije govore o navikama čitanja, gde se opaža da na radnom mestu, ljudi skoro nikada nisu pročitali dokument linearno, od početka do kraja, kako bi, recimo, pročitati roman. Papir je prostorno fleksibilan, što znači da se može širiti po celom radnom stolu i organizovati na način koji nam najbolje odgovara. I tako imamo uvid u veću celinu: lakše piskaramo po tome što smo pročitali, bez menjanja izvornog teksta. Digitalni dokumenti, nasuprot papirnatim, imaju svoje prednosti, ali i ograničenja. Oni se mogu lako pretraživati, umnožavati, pohranjivati i povezivati sa drugim relevantnim materijalima. Ali njima nedostaje fizički kvalitet percepcije koji nam uverljivije daje osećaj manuelnog rada.

Na pamet mi pada rad žirija za neku književnu nagradu. Na žiriranju, svaki član ima svoj primerak knjige o kojoj govori, “išaranu” svojim beleškama. Radi ilustracije o čemu govori, član žirija će uputiti na neku stranicu i pasus u knjizi… Ostali članovi mogu na svom primerku obeležiti pasus, napisati ime kolege i dodati svoj komentar na to. Koliko bi bilo komplikovanije kliknuti na “search”, pa ako se ključna reč ili sintagma javlja više puta onda je malo verovatno da ćemo na prvi upit dobiti željeni rezultat pretrage. Kada nam kolega kaže: “Sto dvadeset i treća strana, sredina četvrtog pasusa”, mi ćemo uz malo listanja doći do željenog rezultata. Ukoliko želimo da napišemo napomenu, u Wordu bismo morali da kliknemo nekoliko puta da bismo dobili opciju za komentare, a šta ćemo činiti ako je dokument u nekom nepromenjivom formatu?

Daleko od toga da smo ovim tekstom uspeli da “pretresemo” sve aspekte ovog problema, ali nam se nameće zaključak da nismo ni blizu toga da se u potpunosti digitalizujemo. Težište zaključka ukazuje prvenstveno na psihološke korene ovakvih navika. Ovo su samo neki detalji vezani za tematiku papira u radnim procesima, a mnogo bolji tekst Malcolma Gladwella možete pročitati u New Yorkeru.